KENYATAAN TEKNOLOGI, PENGURUSAN DATA DAN OPERASI

1. PENGENALAN

YWPDS Digital ialah sebuah persekitaran digital yang direka dan dibangunkan bagi menyokong pelaksanaan inisiatif serta perkhidmatan digital YWPDS.

Sistem ini menggabungkan fungsi Learning Management System (LMS) dan fungsi digital lain yang berkaitan, termasuk pengurusan pengguna, penyampaian kandungan, aktiviti dan penilaian, rekod kemajuan serta fungsi pentadbiran dalam satu persekitaran berasaskan web.

YWPDS Digital direka supaya boleh digunakan melalui pelayar web pada komputer, tablet dan telefon pintar, tertakluk kepada peranti, sambungan internet dan konfigurasi sistem.

Dari sudut teknikal, YWPDS Digital menggunakan pendekatan Software-as-a-Service (SaaS). Ini bermaksud sebahagian daripada infrastruktur teknikal asas seperti hosting aplikasi, pangkalan data, penyimpanan, keselamatan infrastruktur dan operasi cloud disediakan melalui teknologi serta infrastruktur pihak ketiga.

Sistem YWPDS Digital direka dan dibangunkan oleh Pereka dan Pembangun Sistem YWPDS, menggunakan teknologi dan infrastruktur tersebut sebagai asas untuk membentuk sebuah persekitaran digital yang disesuaikan dengan keperluan YWPDS.

2. TEKNOLOGI DI BAHAGIAN BACKEND

Secara ringkas, seni bina YWPDS Digital boleh difahami melalui aliran berikut:

Pengguna → Internet → Antaramuka YWPDS Digital → Sistem Aplikasi → Pangkalan Data & Penyimpanan → Infrastruktur Cloud

2.1 Infrastruktur Cloud

YWPDS Digital menggunakan perkhidmatan berasaskan cloud.

Infrastruktur cloud yang menyokong sistem disediakan melalui penyedia infrastruktur pihak ketiga. Infrastruktur ini digunakan untuk menyokong fungsi seperti hosting aplikasi, pangkalan data, penyimpanan data dan fail serta operasi sistem.

Penyedia teknologi yang digunakan oleh YWPDS Digital menggunakan Google Cloud Platform (GCP) sebagai infrastruktur cloud pihak ketiga bagi penyimpanan dan hosting data. Data pelanggan tidak dihoskan pada premis fizikal penyedia platform tersebut.

Oleh itu, YWPDS Digital tidak bergantung kepada komputer peribadi Pereka dan Pembangun Sistem sebagai tempat utama penyimpanan data sistem.

2.2 Pangkalan Data Yang Diasingkan

Setiap persekitaran sekolah atau organisasi yang diwujudkan dalam sistem mempunyai pangkalan data yang diasingkan daripada persekitaran lain.

Pengasingan ini merupakan salah satu lapisan kawalan keselamatan bagi membantu mengurangkan risiko percampuran data antara persekitaran yang berbeza.

2.3 Penyulitan Sambungan

Akses kepada sistem menggunakan sambungan HTTPS bagi melindungi komunikasi antara pelayar pengguna dengan sistem.

Infrastruktur yang digunakan menetapkan sekurang-kurangnya TLS 1.3 bagi sambungan pada platform, laman dan subdomainnya.

Ini membantu melindungi data ketika dihantar melalui internet daripada pemintasan atau akses tanpa kebenaran.

2.4 Perlindungan Kata Laluan

Kata laluan pentadbir disimpan menggunakan kaedah salting dan hashing dan tidak disimpan atau dihantar sebagai teks biasa.

Pendekatan ini membantu memastikan kata laluan asal pengguna tidak tersedia untuk dibaca secara terus sebagai teks biasa.

Pengguna tetap bertanggungjawab menjaga kerahsiaan kata laluan dan maklumat log masuk masing-masing.

2.5 Penyimpanan Fail

Fail dan bahan yang dimuat naik ke dalam sistem disimpan melalui mekanisme penyimpanan yang disediakan oleh infrastruktur platform.

Akses kepada fail dikawal berdasarkan keperluan dan kebenaran.

Pengguna hanya sepatutnya diberikan akses kepada fail atau bahan yang ditetapkan untuk mereka.

3. REKA BENTUK DAN TANGGUNGJAWAB PEMBANGUN YWPDS DIGITAL

YWPDS Digital direka dan dibangunkan oleh Pereka dan Pembangun Sistem YWPDS dengan menggunakan teknologi, perkhidmatan cloud dan komponen sistem yang diperlukan bagi membentuk persekitaran digital YWPDS.

Tanggungjawab Pereka dan Pembangun Sistem merangkumi perkara yang berada dalam skop reka bentuk, pembangunan, konfigurasi dan pengurusan teknikal sistem.

3.1 Reka Bentuk Sistem

Pereka dan Pembangun Sistem bertanggungjawab mereka bentuk struktur YWPDS Digital supaya selaras dengan objektif dan keperluan YWPDS, termasuk:

struktur sistem;

• struktur pengguna;
• halaman dan navigasi;
• program dan kandungan;
• modul;
• aktiviti;
• kuiz dan penilaian, jika digunakan;
• rekod kemajuan;
• fungsi pemantauan;
• struktur pentadbiran; dan
• pengalaman pengguna.
  
• 3.2 Konfigurasi Teknologi

Pereka dan Pembangun Sistem mengkonfigurasi fungsi teknologi yang tersedia bagi membentuk persekitaran YWPDS Digital.

Konfigurasi tersebut boleh merangkumi:

akaun pengguna;

• peranan pengguna;
• kawalan akses;
• program dan kandungan;
• penilaian;
• rekod kemajuan;
• notifikasi;
• halaman sistem;
• identiti dan penjenamaan YWPDS Digital; dan
• fungsi pentadbiran yang berkaitan.
  
• 3.3 Kandungan

Kandungan dalam YWPDS Digital boleh disediakan oleh YWPDS, Pereka dan Pembangun Sistem, tenaga pengajar, pakar bidang, rakan kolaborasi atau pihak lain yang diberi kuasa.

Pihak yang menyediakan atau meluluskan kandungan bertanggungjawab terhadap ketepatan, kesesuaian dan status hak penggunaan kandungan tersebut.

Pereka dan Pembangun Sistem bertanggungjawab terhadap penyediaan atau konfigurasi teknikal kandungan dalam sistem mengikut skop yang dipersetujui.

3.4 Rakan Kolaborasi

YWPDS Digital boleh melibatkan rakan kolaborasi dalam aspek tertentu seperti:

pembangunan teknologi;

• reka bentuk;
• kandungan;
• pengajaran;
• pentadbiran;
• sokongan teknikal;
• infrastruktur;
• integrasi teknologi; atau
• perkhidmatan lain yang berkaitan.
• Setiap pihak bertanggungjawab terhadap fungsi dan skop yang dipersetujui dengannya.

Penglibatan sesuatu pihak tidak dengan sendirinya memberikan pihak tersebut akses kepada semua data, sistem atau fungsi YWPDS Digital.

Akses hendaklah diberikan berdasarkan keperluan tugas dan kebenaran yang berkaitan.

3.5 Had Tanggungjawab Pembangun

Walaupun YWPDS Digital direka dan dibangunkan oleh Pereka dan Pembangun Sistem, tidak semua komponen teknikal sistem berada di bawah kawalan langsung Pembangun.

Pembangun tidak mengendalikan sendiri:

pusat data fizikal;

• server fizikal;
• infrastruktur rangkaian cloud;
• sistem keselamatan fizikal pusat data;
• sistem operasi infrastruktur cloud; atau
• semua komponen keselamatan pada peringkat infrastruktur.
• Komponen tersebut disediakan dan dikendalikan oleh penyedia teknologi dan infrastruktur yang berkaitan.

Oleh itu, keselamatan dan operasi YWPDS Digital hendaklah difahami sebagai tanggungjawab berlapis mengikut peranan masing-masing.

4. PENGURUSAN DATA PENGGUNA

Data pengguna diperlukan bagi membolehkan YWPDS Digital melaksanakan fungsi yang disediakan.

Bergantung kepada fungsi yang digunakan, data yang boleh diproses termasuk:

nama;

alamat e-mel;

• maklumat akaun;
• maklumat profil yang diberikan pengguna;
• maklumat pendaftaran;
• program atau kursus yang diikuti;
• kemajuan;
• keputusan penilaian;
• respons kuiz;
• rekod aktiviti;
• maklumat teknikal seperti alamat IP, data penggunaan, cookies dan maklumat pelayar;
• kandungan yang dihantar oleh pengguna; dan
• maklumat lain yang diperlukan bagi fungsi tertentu yang diaktifkan.
• Jenis data sebenar yang dikumpulkan bergantung kepada fungsi yang digunakan dan maklumat yang diberikan oleh pengguna atau pihak yang menguruskan akaun pengguna.
  

5. TUJUAN DATA DIGUNAKAN

Data pengguna digunakan setakat yang diperlukan bagi menyediakan, mengurus dan melindungi perkhidmatan digital YWPDS.

Antara tujuannya termasuk:

mewujudkan dan mengurus akaun;

1. mengesahkan pengguna;
2. memberikan akses kepada kandungan;
3. mengawal tahap akses;
4. merekod penyertaan dan kemajuan;
5. menjalankan aktiviti dan penilaian;
6. menyediakan rekod dan laporan;
7. menghantar komunikasi atau notifikasi berkaitan perkhidmatan;
8. menyediakan fungsi pentadbiran;
9. menjaga keselamatan sistem;
10. mengenal pasti penggunaan yang mencurigakan atau tidak dibenarkan; dan
11. menyediakan fungsi tambahan yang telah diaktifkan atau digunakan oleh YWPDS.
12. Data hendaklah digunakan bagi tujuan yang berkaitan dengan fungsi sistem dan tidak sepatutnya dikumpulkan atau digunakan melebihi keperluan yang munasabah bagi tujuan tersebut.
    

6. BAGAIMANA DATA DISIMPAN DAN DILINDUNGI

Data diproses dan disimpan melalui infrastruktur cloud yang menyokong YWPDS Digital.

Antara langkah keselamatan yang menyokong sistem termasuk:

pangkalan data yang diasingkan;

• sandaran harian;
• sandaran di lokasi berasingan;
• penyulitan komunikasi;
• HTTPS;
• minimum TLS 1.3;
• hashing dan salting kata laluan;
• kawalan akses;
• penyimpanan fail yang dilindungi;
• pemantauan kerentanan;
• kemas kini dan security patching;
• kawalan akses kakitangan berdasarkan fungsi dan keperluan tugas; dan
• perlindungan fizikal pusat data.
• Infrastruktur cloud yang digunakan turut menyediakan mekanisme penyulitan data ketika transit dan ketika disimpan.

Walau bagaimanapun, tiada sistem digital yang boleh dijamin bebas sepenuhnya daripada semua risiko keselamatan.

Oleh itu, perlindungan data merupakan tanggungjawab bersama antara teknologi, pengurusan sistem, Pereka dan Pembangun Sistem, pihak yang mempunyai akses yang dibenarkan serta pengguna.

7. LOKASI DAN PEMPROSESAN DATA

YWPDS Digital menggunakan infrastruktur cloud pihak ketiga.

Penyedia teknologi yang menyokong sistem menggunakan Google Cloud Platform sebagai sebahagian daripada infrastruktur cloud dan mempunyai pusat data di beberapa rantau dunia.

Oleh sebab sistem menggunakan infrastruktur cloud, data boleh diproses atau disimpan melalui infrastruktur yang terletak di rantau yang berbeza, bergantung kepada konfigurasi dan perkhidmatan yang digunakan.

Oleh itu, pengguna hendaklah merujuk kepada Notis Privasi YWPDS Digital untuk penerangan khusus mengenai jenis data yang dikumpulkan, tujuan pemprosesan, tempoh penyimpanan, pihak yang terlibat dalam pemprosesan serta hak pengguna.

8. PEMBAHAGIAN PERANAN DALAM PEMPROSESAN DATA

Bagi memastikan tanggungjawab terhadap data difahami dengan jelas, setiap pihak dalam ekosistem YWPDS Digital bertanggungjawab mengikut peranan masing-masing.

YWPDS

YWPDS bertanggungjawab terhadap perkara yang berada dalam skop pengurusan dan pentadbiran YWPDS, termasuk tujuan penggunaan sistem, program, kandungan, pengguna yang diberikan akses dan keputusan berkaitan pelaksanaan inisiatif.

Pereka dan Pembangun Sistem

Pereka dan Pembangun Sistem bertanggungjawab terhadap reka bentuk, pembangunan, konfigurasi, penyelenggaraan dan aspek teknikal sistem yang berada dalam skop pembangunan dan operasi yang dilaksanakan.

Penyedia Teknologi

Penyedia teknologi bertanggungjawab terhadap komponen teknologi dan infrastruktur yang disediakan melalui perkhidmatannya, termasuk aspek tertentu berkaitan hosting, penyimpanan, keselamatan aplikasi dan infrastruktur.

Rakan Kolaborasi

Rakan kolaborasi bertanggungjawab terhadap data dan fungsi yang berada dalam skop perkhidmatan atau peranan yang diberikan kepada mereka.

Akses kepada data hendaklah dihadkan mengikut keperluan tugas dan kebenaran yang sah.

Pengguna

Pengguna bertanggungjawab memberikan maklumat yang benar dan tidak menyalahgunakan akaun, sistem atau kandungan.

Pengguna juga bertanggungjawab menjaga maklumat log masuk dan melaporkan sebarang akses atau aktiviti yang mencurigakan.

9. HAK DAN PERLINDUNGAN PENGGUNA

YWPDS Digital mengambil pendekatan bahawa pengguna berhak mengetahui bagaimana maklumat mereka digunakan.

Pengguna hendaklah diberikan maklumat yang munasabah mengenai:

jenis data yang dikumpulkan;

• tujuan data digunakan;
• pihak yang memproses data;
• kaedah penyimpanan;
• tempoh penyimpanan;
• penggunaan cookies atau teknologi berkaitan;
• cara mendapatkan bantuan berkaitan data; dan
• hak pengguna yang terpakai di bawah undang-undang.
• Sebarang permintaan berkaitan akses, pembetulan atau penghapusan data hendaklah dikendalikan melalui saluran yang ditetapkan oleh YWPDS, tertakluk kepada keperluan undang-undang, rekod yang perlu disimpan dan keupayaan teknikal sistem.
  

10. KESELAMATAN AKAUN PENGGUNA

Pengguna hendaklah:

merahsiakan kata laluan;

• tidak berkongsi akaun;
• menggunakan kata laluan yang sesuai;
• memastikan peranti yang digunakan dilindungi;
• keluar daripada akaun apabila menggunakan peranti bersama; dan
• melaporkan sebarang aktiviti yang mencurigakan.
• Pereka dan Pembangun Sistem boleh menggunakan mekanisme keselamatan yang tersedia dalam sistem bagi membantu mengenal pasti aktiviti log masuk atau penggunaan yang mencurigakan.
  

11. BAGAIMANA YWPDS DIGITAL BERFUNGSI

Secara ringkas, operasi YWPDS Digital boleh digambarkan seperti berikut:

PENGGUNA
↓
PENDAFTARAN / AKAUN
↓
PENGESAHAN & KAWALAN AKSES
↓
PROGRAM / KANDUNGAN DIGITAL
↓
AKTIVITI / PEMBELAJARAN
↓
PENILAIAN, JIKA DIGUNAKAN
↓
REKOD AKTIVITI
↓
KEMAJUAN & PEMANTAUAN

Langkah 1 — Akaun

Pengguna diberikan atau mendaftarkan akaun mengikut kaedah yang ditetapkan.

Langkah 2 — Akses

Sistem menentukan kandungan dan fungsi yang boleh diakses berdasarkan akaun dan kebenaran pengguna.

Langkah 3 — Penggunaan

Pengguna mengakses kandungan, program, bahan, aktiviti atau perkhidmatan digital yang disediakan.

Langkah 4 — Rekod

Sistem merekod maklumat yang diperlukan bagi menjalankan fungsi sistem seperti penyertaan, aktiviti, penyelesaian dan penilaian, jika fungsi tersebut digunakan.

Langkah 5 — Pemantauan

Maklumat yang berkaitan boleh digunakan oleh pihak yang diberi kuasa bagi tujuan pengurusan, pemantauan atau penilaian program.

Langkah 6 — Penyimpanan

Maklumat berkaitan operasi sistem disimpan melalui infrastruktur cloud dan dibuat sandaran mengikut mekanisme yang disediakan.

12. PENGGUNAAN TEKNOLOGI AI

Sekiranya fungsi AI diaktifkan dalam YWPDS Digital, penggunaan AI hendaklah tertakluk kepada fungsi, konfigurasi dan tujuan yang ditetapkan oleh YWPDS.

Fungsi AI, bergantung kepada ciri yang digunakan, boleh menyokong perkara seperti:

bantuan pembelajaran;

• maklum balas;
• penilaian;
• analisis;
• laporan; atau
• penjanaan kandungan.
• Penggunaan AI tidak bermaksud semua data pengguna akan digunakan untuk tujuan AI.

Hanya fungsi AI yang diaktifkan dan digunakan dalam sistem akan memproses data berkaitan mengikut fungsi tersebut.

Sekiranya fungsi AI menggunakan perkhidmatan pihak ketiga, pemprosesan data hendaklah tertakluk kepada konfigurasi, terma perkhidmatan dan dasar privasi pihak berkenaan serta keperluan yang terpakai.

13. KANDUNGAN DAN HAK MILIK

Kandungan digital, bahan pembelajaran, logo, identiti YWPDS serta bahan lain yang dimiliki atau dilesenkan kepada YWPDS kekal tertakluk kepada hak milik atau hak penggunaan pihak yang berkenaan.

Pihak yang menyediakan kandungan bertanggungjawab memastikan bahawa kandungan tersebut mempunyai hak penggunaan yang sewajarnya.

Pengguna tidak dibenarkan menyalin, mengedar, menjual atau menggunakan semula kandungan yang dilindungi tanpa kebenaran yang diperlukan.

Bagi data pengguna, hak dan pemilikan data hendaklah ditentukan berdasarkan hubungan antara pihak-pihak, persetujuan yang diberikan dan undang-undang yang terpakai.

14. PENYELENGGARAAN DAN PERUBAHAN SISTEM

YWPDS Digital boleh menerima:

kemas kini keselamatan;

• kemas kini fungsi;
• perubahan reka bentuk;
• penambahbaikan prestasi;
• perubahan infrastruktur;
• penambahan atau pengurangan fungsi; atau
• perubahan pada perkhidmatan teknologi pihak ketiga.
• Perubahan tersebut boleh dilakukan bagi meningkatkan keselamatan, prestasi, kestabilan atau pengalaman pengguna.

Sekiranya perubahan mempunyai kesan material terhadap privasi atau penggunaan data, maklumat berkaitan hendaklah dikemas kini melalui saluran yang sesuai.

15. KETERSEDIAAN SISTEM

YWPDS Digital direka untuk menyediakan akses melalui infrastruktur cloud dan mekanisme ketersediaan yang disediakan oleh teknologi asasnya.

Walau bagaimanapun, akses kepada sistem masih bergantung kepada faktor seperti:

sambungan internet;

peranti pengguna;

• penyelenggaraan sistem;
• gangguan perkhidmatan pihak ketiga;
• kemas kini keselamatan; dan
• keadaan teknikal lain di luar kawalan langsung YWPDS atau Pereka dan Pembangun Sistem.
• Oleh itu, tiada jaminan bahawa sistem akan sentiasa tersedia tanpa sebarang gangguan.
  

16. PENDEKATAN TANGGUNGJAWAB BERSAMA

YWPDS Digital dibangunkan melalui beberapa lapisan teknologi dan komponen operasi.

Keselamatan, privasi dan keberkesanan sistem tidak bergantung kepada satu pihak sahaja.

Secara prinsip:

YWPDS bertanggungjawab terhadap tujuan, pengurusan dan penggunaan sistem dalam konteks inisiatifnya;

Pereka dan Pembangun Sistem bertanggungjawab terhadap reka bentuk, pembangunan, konfigurasi dan aspek teknikal yang berada dalam skop tugasnya;

Penyedia teknologi bertanggungjawab terhadap teknologi dan infrastruktur yang disediakannya;

Rakan kolaborasi bertanggungjawab terhadap skop perkhidmatan yang dipersetujui; dan

Pengguna bertanggungjawab terhadap penggunaan akaun, maklumat yang diberikan dan tingkah laku mereka dalam sistem.

Pendekatan ini membolehkan setiap pihak melaksanakan tanggungjawab masing-masing dengan jelas tanpa menganggap bahawa mana-mana satu pihak mempunyai kawalan atau tanggungjawab mutlak terhadap keseluruhan ekosistem digital.

17. NOTIS KETELUSAN

Dokumen ini disediakan bagi memberikan penerangan yang mudah difahami mengenai bagaimana YWPDS Digital direka dan dibangunkan, bagaimana teknologi cloud digunakan, bagaimana sistem berfungsi serta bagaimana data pengguna diproses dan dilindungi.

Dokumen ini bukan merupakan jaminan bahawa sistem bebas sepenuhnya daripada risiko teknikal atau keselamatan.

Ia juga tidak menggantikan Notis Privasi YWPDS Digital, Terma Penggunaan, Polisi Keselamatan, persetujuan pengguna atau perjanjian antara pihak-pihak yang mungkin terpakai kepada penggunaan sistem.

Sekiranya terdapat percanggahan antara penerangan umum dalam dokumen ini dengan dokumen kontrak, polisi atau keperluan undang-undang yang terpakai, dokumen atau keperluan yang mempunyai kuasa mengatasi hendaklah dirujuk.

YWPDS Digital komited untuk menggunakan teknologi, mengurus data dan menyediakan pengalaman digital secara bertanggungjawab, telus dan bersesuaian dengan tujuan inisiatif yang diwujudkan.